APOSTILLADO DE DOCUMENTOS.

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¿ QUE ES APOSTILLAR DOCUMENTOS ?

Consiste en autenticar documentos para su uso en países extranjeros adheridos a la Convención de la Haya, distintos al emisor del documento.
Principalmente se certifica la autenticidad de la firma de los funcionarios públicos que suscriben el documento.
Respecto a la autenticación de documentos para que surtan efectos en países no adheridos a la Convención de la Haya, se debe agotar un procedimiento de LEGALIZACION DE DOCUMENTOS.
Texto de la Convención de la Haya

“CONVENCION DE LA HAYA SOBRE LA APOSTILLA.

Convenio 1, Registro Oficial 410 de 31 de Agosto del 2004.
 Nota: RATIFICACION.-

 

 Art. 1.- Adhiera  el Ecuador a la “Convención para Suprimir la Legalización  de  los Documentos Públicos Extranjeros“, (Convención de la  Haya  sobre la Apostilla), suscrito en la Haya, Países Bajos, el 5 de octubre de 1961.
 Art. 2.- Deposítese el instrumento de adhesión respectivo ante el  Ministerio  de Relaciones Exteriores de los Países Bajos, según lo dispone el artículo 12 de dicha convención.
 Art. 3.- Publíquese  en  el  Registro  Oficial  el  texto  del mencionado  instrumento  internacional,  al  cual  declara  Ley  de la República, comprometiendo para su observancia el Honor Nacional.
 Art. 4.- El presente decreto de adhesión entrará en vigencia a partir  de  la  fecha de su publicación en el Registro Oficial y de su ejecución encárguese al Ministro de Relaciones Exteriores.
 Dada por Decreto Ejecutivo No. 1700, publicada en Registro Oficial No. 357 de 16 de Junio del 2004.
 TEXTO.-
 (Convención de La Haya sobre la Apostilla)




XII  CONVENCION  PARA SUPRIMIR LA LEGALIZACION DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS EXTRANJEROS
 (celebrada el 5 de octubre de 1961)
 Los Estados signatarios de la presente Convención,
 Deseosos  de  abolir  el requisito de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros,
Han  resuelto  celebrar  una  Convención  para este efecto y han acordado las siguientes disposiciones.
 Art.  1.-  La  presente  Convención se aplicará a los documentos públicos  que  han  sido  ejecutados  en  el  territorio de uno de los Estados  contratantes  y  que  deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante.
 Para  fines  de  la  presente  Convención,  los siguientes serán considerados documentos públicos:
 a) Documentos  que  emanan  de  una  autoridad  o funcionario y relacionados  con  las  cortes  o  tribunales  del  Estado, incluyendo aquellos  que  emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial;
 b) Documentos administrativos;
 c) Actas notariales; y,
 d)  Declaraciones  oficiales como menciones de registro, visados de  fecha  fija  y  certificados  de firma, insertadas en un documento privado.
 Sin embargo, la presente Convención no se aplicará a:
 a)   Los   documentos  ejecutados  por  agentes  diplomáticos  o consulares; y,
 b)  Los documentos administrativos relacionados directamente con una  operación  comercial  o aduanera.
Art.  2.-  Cada  uno de los Estados contratantes exonerará de legalización a los documentos a los que se aplica la presente Convención y que deben ser exhibidos en su territorio. La legalización en el sentido de la presente Convención se refiere solamente a la formalidad por la cual los agentes diplomáticos o consulares del país en  el  territorio del cual se debe exhibir el documento certifican la veracidad  de la firma, la calidad en virtud de la cual la persona que firma  el  documento  lo  ha hecho y, cuando proceda, la identidad del sello  o timbre colocado en el documento.
Art.  3.- La única formalidad que puede exigirse para certificar la  veracidad  de  la  firma, la calidad de la persona que la firma y, cuando  proceda,  la  identidad  del  sello o timbre colocado sobre el
documento,  es  la  adición de la apostilla definida en el artículo 4, emitida  por  la  autoridad  competente  del  Estado de donde emana el documento.
Sin  embargo, la formalidad mencionada en el párrafo anterior no podrá  exigirse  cuando  las  leyes, reglamentos o usos vigentes en el Estado  donde  se  exhibe el documento, o un entendimiento entre dos o más  Estados  contratantes,  la  hayan  abolido, simplificado o cuando exoneran  al documento mismo de ser legalizado.
Art. 4.- La apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo, será  colocada  sobre  el  documento  o  en una extensión del mismo, y deberá conformarse al modelo anexado a la presente Convención.
 Sin  embargo,  la  apostilla  podrá  ser  redactada en el idioma oficial  de  la  autoridad  que  lo  emite.  Los términos estándar que aparecen  en  la  misma  pueden también estar en un segundo idioma. El título “Apostille (Convention de La Haye du 5 de octobre 1961)” deberá estar en idioma francés.
Art.  5.-  La apostilla será emitida a petición del signatario o del portador del documento.
 Debidamente  llena,  la apostilla certificará la autenticidad de la  firma,  la  calidad de la persona que firma el documento y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre que porta el documento.
 La  firma,  el  sello  o  el timbre que aparecen en la apostilla están  exentos  de toda certificación.
Art. 6.- Cada Estado contratante designará, por referencia a sus funciones  oficiales,  a  las  autoridades  que serán competentes para emitir la apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo.
 Cada   Estado  deberá  también  notificar  esta  designación  al Ministerio  de Relaciones Exteriores de los Países Bajos en el momento del  depósito  de  su  instrumento  de ratificación o accesión o de su declaración  de  extensión.  También deberá comunicarle cualquier otra modificación  de  las  autoridades  designadas.
Art.  7.-  Cada una de las autoridades designadas de conformidad con  el  artículo  6  debe  mantener  un  registro  o fichero en donde registrará las apostillas emitidas, indicando:
a) El número y fecha de la apostilla; y,
b)  El  nombre del signatario del documento público y la calidad en virtud de la cual actuó, o en el caso de un documento sin firma, el nombre de la autoridad que ha colocado el sello o timbre.
A  petición  de cualquier interesado, la autoridad que emitió la apostilla   deberá   verificar   que  el  contenido  de  la  apostilla corresponda a los datos del registro o fichero.
Art.  8.-  Cuando  existe un tratado, convención o acuerdo entre dos  o más estados contratantes que contiene disposiciones que someten la  certificación  de  una  firma,  del  sello  o del timbre a ciertas formalidades,   la   presente   convención  prevalecerá  sobre  dichas formalidades  solamente si son más rigurosas que aquella mencionada en los artículos 3 y 4.
Art.  9.-  Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para  evitar  que  sus  agentes  diplomáticos  o  consulares  efectúen legalizaciones en los casos en los que la presente Convención prevé su exoneración.
Art.  10.-  La  presente Convención estará abierta para su firma por  los estados presentes en la Novena Sesión de la Conferencia de la Haya sobre Derecho Internacional Privado así como a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.
 La  Convención  deberá  ser  ratificada  y  los  instrumentos de ratificación  deberán ser depositados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores  de  los  Países  Bajos.
Art.  11.- La presente Convención entrará en vigor el sexagésimo día  después  del  depósito  del  tercer  instrumento  de ratificación previsto en el artículo 10, segundo párrafo.
 La  Convención entrará en vigor, para cada Estado signatario que la  ratifica posteriormente, el sexagésimo día después del depósito de su  instrumento  de  ratificación.
Art. 12.- Cualquier Estado no mencionado en el artículo 10 puede acceder  a  la  presente  Convención después de su entrada en vigor de conformidad  con  el primer párrafo del artículo 11. El instrumento de accesión  será  depositado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.
Esta  accesión  tendrá  efecto  sólo  en  lo  concerniente a las relaciones entre los estados adherentes y los estados contratantes que no  han  presentado objeciones a su adhesión en un plazo de seis meses desde  la recepción de la notificación mencionada en el literal d) del artículo  15.  Cualquier  objeción  será  notificada  al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.
La  Convención  entrará en vigor entre el Estado adherente y los estados  que  no  han  planteado objeciones a su adhesión sesenta días después  de  la  expiración del período de seis meses mencionado en el párrafo anterior.
Art.  13.-  Cualquier  Estado  puede, en el momento de la firma, ratificación  o  adhesión,  declarar  que  la  presente  Convención se extenderá  al  conjunto  de los territorios que representa en el plano internacional,  o  a  uno  o varios de ellos. Esta declaración se hará efectiva  en  el  momento de la entrada en vigor de la Convención para dicho Estado.
 Posteriormente,   toda   extensión   de  este  tipo  deberá  ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.       Cuando  la  declaración  de extensión es realizada por un Estado que  ha firmado y ratificado la Convención, ésta entrará en vigor para los  territorios  previstos  de  conformidad  con  lo  dispuesto en el artículo  11.  Cuando  la declaración de extensión es realizada por un Estado que ha adherido a la Convención, ésta entrará en vigor para los territorios  previstos  de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12.
Art.  14.-  La  presente Convención tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor de conformidad con el artículo   11,  primer  párrafo,  incluso  para  los  estados  que  la ratifiquen o se adhieran a ella posteriormente.
La Convención será renovada tácitamente cada cinco años.
La  denuncia  deberá  ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores  de  los  Países  Bajos por lo menos seis meses antes de la expiración del plazo de cinco años.
La  denuncia  puede limitarse a ciertos territorios a los que se aplica la Convención.
 La  denuncia sólo tendrá efecto en relación con el Estado que la ha  notificado.  La  Convención  seguirá  vigente para todos los otros estados contratantes.
Art. 15.-  El Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos  notificará  lo  siguiente  a  los  estados  contemplados  en el artículo  10,  y  a  los  estados  que han adherido a la Convención de conformidad con el artículo 12.
a) Las notificaciones previstas en el artículo 6, párrafo 2;
b) Las firmas y ratificaciones mencionadas en el artículo 10;
c)  La  fecha en la cual la presente Convención entrará en vigor de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, primer párrafo;
d)  Las adhesiones y objeciones previstas en el artículo 12 y la fecha en que dichas adhesiones se harán efectivas;
e)  Las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que se harán efectivas; y,
f) Las denuncias previstas en el artículo 14, párrafo 3.
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados para hacerlo,  han  firmado  la presente Convención. ANEXO AL CONVENIO. Modelo de Apostilla.”